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「決裁」に時間がかかるので、改善したいとご依頼がありました。この問題は、組織内の意思決定プロセスが迅速に進まないことが、業務の効率性や生産性に直接的な影響を与えていることを示しています。特に、ビジネス環境が急速に変化している現代において、迅速な意思決定は競争力を維持するために不可欠です。

現在の状況を確認すると、「紙」で担当者が順番に印をしているとの事でした。このプロセスは非常に古典的であり、デジタル化が進む時代においては効率的とは言えません。紙の文書を使用することで、物理的な移動や郵送が必要になり、担当者がそれぞれ異なる場所にいる場合、決裁にかかる時間はさらに増加します。特に、重要な決定を迅速に行う必要がある場合、この遅延は致命的な結果を招く可能性があります。

それぞれ担当者が離れた場所にいる為、決裁まで時間がかかってしまっているので改善したいとのこと。リモートワークやフレキシブルな働き方が普及している昨今では、物理的な距離が意思決定に与える影響を最小限に抑える方法を模索することが重要です。そこで、デジタルプラットフォームを活用し、各担当者が効率的に連携できる環境を整える必要があります。

このような状況を改善するために、起票者が順番や担当者を選択できるようにし、次の人へ移る時はメールで通知をし、これにより各担当者が自分の承認が必要な文書に即座にアクセスできるようにします。このプロセスにおいては、リアルタイムでの情報共有が鍵となります。さらに、各担当者が承認をした時に、PDFに印を自動で追加する処理としました。これにより、承認の記録が明確になり、後からの追跡や確認が容易になります。

この新しいシステムは、単に時間の短縮を図るだけでなく、透明性やトレーサビリティの向上にも寄与します。各担当者が承認を行った際には、その履歴が自動的に記録され、誰がいつ承認したのかを容易に確認できるため、業務の信頼性も向上します。さらに、ペーパーレス化が進むことで、環境への配慮にもつながり、企業の社会的責任を果たすことにも寄与します。